【アフターコロナ】変わっていく社内コミュニケーション。いま会社に必要なものは?

こんにちは!社内コミュニケーション向上委員会です!
緊急事態宣言が全面解除され、少しずつ日常生活が戻ってきましたが、みなさまいかがお過ごしでしょうか。

まだ事態が収束したわけではなく、新型コロナウイルスとの戦いはまだまだ続くと思われます。これからは、日常生活と感染防止対策をうまく両立していかなくてはいけない時期になりますね。一人ひとりの意識や行動ももちろん大切ですが、会社が働く環境を改善することが、従業員にとって最も大きな対策になるのではないでしょうか。

政府が示した「新しい生活様式」の中にもありますが、これからは働き方も「新しいスタイル」をどんどん取り入れていくべきだと言われています。リモートワークや時差通勤、オンラインでの会議や名刺交換、オフィスでのソーシャルディスタンス、などなど…。

ただ、いきなり新しいスタイルと言われても、何から始めればいいかわからないですよね。目の前のことに手一杯で、今後の対策など今はなかなか考えられないかもしれません。
まずは、できることから少しずつ、「新しいスタイル」を取り入れてみましょう。

◆テレワーク/リモートワークの導入

多くの企業にとって、おそらく最もメインになる取り組みは、テレワーク・リモートワークの導入ですね。今回の事態で初めてリモートワークを取り入れた、という企業も多いかと思います。せっかくリモートワークを導入したのですから、今回の経験を今後の対策に活かしたいものです。

とはいえ、これから全員リモートワークに切り替える!・・・ということができる企業は、おそらくほとんどないかと思います。それでも、今後何かあったときに対応できるよう、一部だけでもリモートワークを取り入れておくのはどうでしょう。月に数回、リモートDAYを作るのも良いかもしれません。
リモートワークができる体制を作っておくことで、いざというときに柔軟に対応できるようになります。コロナの第二波、第三波がいつくるかわからないですしね。

コロナ対策だけでなく、社員のご家族の看病や、台風等による公共交通機関の停止等、社員がオフィスに出勤できない状況になったとしても、リモートワークができる環境であれば対応できるようになります!

新しいスタイルとして、どのような形であれば自社でリモートワークを導入できるのか、一度考えてみませんか?

◆社員同士の「つながり」を、新しい形で

会社としての「新しいスタイル」が色々と提案されている中で、今回は社内コミュニケーションの新しいスタイルを考えてみたいと思います。

まずは、リモートワークの際のやりとりについてです。
遠隔になると、どうしてもちょっとした質問や、雑談などのカジュアルなコミュニケーションがなくなってしまいます。リアルで空間を共有していれば、1日に数回は自然と会話が生まれるものですが、リモートになるとそれが必要最低限になってしまうからです。
案外、そういった無駄に思えるような会話こそが、職場の空気を良くしていたんだなと気付きました。

また、業務上の必要最低限のやりとりさえ、うまく伝わらないという弊害が起こります。同じ空間にいれば当たり前に伝わる空気感や、相手の状況が見えないので、「いつもどおり」で伝えると、うまく伝わらないのです。
いつもより丁寧に、簡潔にわかりやすく、相手の状況を考えて物事を伝えることが大切です。これは、お客様相手でも、同僚相手でも同じことです。

次に、Web会議システムについてです。
Web会議ができる体制を整えておくことで、社内ミーティングや研修、お客様や取引先様とのお打ち合わせ、採用活動での選考、朝礼や終礼など、様々な場面に役立てることができます。リアルな空間でなくても、お互い顔を見て会話をすることができるので、電話やメールよりも意図が伝わりやすくなります。

たとえば社内ミーティングをWebにすれば、移動時間と交通費を削減でき、スケジュール調整も非常に楽になります。わざわざ全員のスケジュールを調整して集まる場合は、せっかくだからとあれもこれもと詰め込んで長時間になりがちですが、Webであればいつでもどこでも開催できるので、必要に応じて短時間で開催することができます。

このWeb会議システムを使えば、新しいスタイルの働き方が見えてきますね。
インターネット環境があれば簡単に使うことができますが、より快適に使うため、マイクスピーカーやカメラなど、設備を充実させてみるのも良いでしょう。

最後に、オンライン飲み会についてです。
最近はニュースやネットでも話題になっていますね。私も最初はそんなものうまくいくのかな・・・と思っていたのですが、やってみると意外と盛り上がるものです。
NSKKでは、すでに「チーム別飲み会」「年代別飲み会」「内定者懇親会」など、様々な飲み会をオンラインで実施しました。スタッフからは、「自宅で安心して参加できる」「オンラインでもこうやって人と会話できるのがうれしい」「小さい子供がいるのでいつもはあまり飲み会に参加できないが、これだったら参加できる」などなど、前向きな意見がたくさんあがりました。

ただ、世の中ではまだまだ否定的な意見も多いようです。特に多いのが「居酒屋と違って時間制限がないので、ダラダラ続いてしまって抜けづらい」という意見です。たしかに家にいると終電もなく、終わりのタイミングがわかりづらいものです。会社で開催する場合は2時間で終了するなどのルールを決めると良いでしょう。

◆サンクスカードアプリも、新しい働き方に役立ちます!

社内コミュニケーションの新しい形が見直されている今、サンクスカードアプリもきっと役に立つと思います。
サンクスカードとは、口頭やチャットやメールではなく、「サンクスカード」という形で感謝の気持ちを伝える仕組みです。1枚1枚手書きで書かないといけないので、とても手間がかかります。わざわざ書いてくれたものだからこそ、温かみがあり、気持ちが伝わるのです。

会社が少しずつ新しいスタイルになり、以前よりもスタッフ同士が実際に顔を合わせる機会が減っていく中で、これまでよりも、より相手のことを考えた丁寧なコミュニケーションが求められます。感謝の気持ちを伝えること、褒めること、そういった小さな積み重ねが、きっとコミュニケーションの潤滑油になります。

まだまだ感染防止対策が必要とされる今、この状況に合わせたコミュニケーションの形が必要とされています。私たちも、初めてのことばかりで色々と不安はありましたが、始めてみると色々なメリットが見えてきました。
すでに取り組みを開始されている企業様も、これから検討されている企業様も、是非この「新しい形でのコミュニケーション」を前向きに捉えて、推進していきましょう。

始めたいけどツールがない、何から始めていいかわからない・・・という企業様には、新しい働き方や、必要なツール、活用方法などをご提案させていただきます。是非一度、私たちにご相談ください。

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