【社内ルール】リモートワークの課題….失敗しない!社内SNSの上手な活用方法

急激な在宅勤務・テレワーク・リモートワークの普及とコミュニケーションの弊害

こんにちは。社内コミュニケーション向上委員会です!

最近、コロナウィルス感染の対策として、急激に在宅勤務・テレワーク・リモートワークの普及が広まっていますね。電車通勤をしなくて良いこと、大勢が集まった環境にいないことで、感染対策には大きな効果がありますが、デメリットも多くあります。テレワークを始めた多くの企業で特に課題と認識されているのが、コミュニケーションの弊害です。
もともとそういった環境にあった人にとっては問題なくても、そうでない人にとっては、どうしてもコミュニケーションの弊害が起こります。普段は当たり前に対面して(目・耳・口を使って)話していることが、いきなり文章(目)だけ、電話(耳)だけになると、想像以上に伝わりづらくなるものなのです。意思疎通や、人間関係、情報共有、部門間の連携、部下の指導等々、様々な問題が起こるでしょう。
たとえば、

  • 報告連絡の頻度が落ちる。
  • 気軽に相談ができなくなり、ミスが増える。
  • 時間の感覚が緩くなり、効率が落ちる。
  • 指導の際に想いが伝わらず、部下のモチベーションが下がる。
  • 孤独に感じる。
  • 不安な気持ちになる。
  • 何気ない雑談から生まれていた発案や悩み相談がなくなる。

など。
考えられる問題は他にもたくさんあり、結果的に生産性が落ちることになります。
どうしても対面より伝わりづらくはなりますが、WEBミーティング、ライブカメラなど、できるだけ対面で話すのと変わらない環境づくりが求められます。

また一方で、政府からの要請や呼びかけの影響もあり、飲み会やイベントも自粛ムード。下記のとおり、実際に約7割の企業が、社内イベントの開催延期・中止を行っているという調査結果があります。

※出典:HR総研:新型コロナウィルス感染拡大による企業活動・採用活動への影響に関する再調査 結果報告【企業活動編】
社内のコミュニケーションを活発化させて生産性を上げるため、風通しを良くして離職率を下げるため、部下のモチベーションアップのため、部門間の連携を良くするため・・・など、さまざまな目的を持って開催していた飲み会やイベントがなくなると、やはり弊害が起こることが懸念されます。

下記のグラフは、左側が社内コミュニケーション不全の防止・抑制のために「実施している施策」、右側が実施した施策のうち「効果を実感した施策」です。


※出典:HR総研:「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査 結果報告
この結果を見ると、実施している施策の上位は、アンケートや社内報など、直接対面でなくても実施できるものが並びますが、効果を実感した施策の上位は、面談やミーティング、飲み会、ランチ、研修、スポーツ大会など、実際に対面して行うものばかりが並んでいます。
ミーティングや面談は、WEB会議のシステムなどを使えば対応可能ですが、その他は無理ですよね・・・。
とはいえ、現在は政府からの呼びかけもある中で、無理に開催して感染者が出たり、従業員の家族から不信感を持たれたり・・・ということがあっては、元も子もありません。いつまでこの自粛ムードが続くのか明確な方向性も示されておらず、企業としてはコミュニケーションが不足している分、何かしらの対策を取りたいところです。

効果を実感した施策2位「社内ブログ、SNS」

そこで、効果を実感した施策の2位、「社内ブログ、SNS」について考えてみましょう。
社内SNSとは、企業向けに作られたSNSで、円滑な社内コミュニケーションがとれるようにするためのツールです。
(※サンクスカードアプリも、サンクスカードをアプリにした社内SNSです!)

ChatworkやSlack、LINEWORKSなどのビジネスチャットツールも、社内SNSといえます。チャットだとメールを送るよりも気軽にやりとりできますし、グループチャットにしているとチーム全体のやりとりが見えやすくなります。情報共有もしやすくなり、リアクションもメールより早いです。

社内SNS、運用の注意点

ひと昔前は社内メールが主流でしたが、現在はすでに何かしらのチャットツールを導入している企業のほうが多いかと思います。
ただ、このSNSの使い方にも、いろいろと注意が必要だと考えます。
注意したほうがいいと思うことを、いくつか挙げてみます

相手の状況を考える!
気軽に送れるからといって、休みの日や夜間にメッセージを送りまくっていませんか?
休みの日や夜間に通知が来ると、どうしても気になって見てしまいますよね。せっかくの家族団欒の時間を邪魔してまで送らないといけない内容なのか、考えましょう。
また、どうしても送らないといけない場合は、「お休みのところすみません」「遅い時間にすみません」など、気遣いをするようにしましょう。
あくまでビジネスツール!プライベートと混合しない!
気軽に送れる社内チャットであっても、あくまで仕事で使うビジネスツールです。プライベートな内容は別のツールで・・・と使い分けるのがいいでしょう。
また、仲が良い間柄であっても、カジュアルすぎる物言いは避けたいところです。表情や声色が伝わらないので、受け手に感情がうまく伝わらないことがあります。親しき仲にも礼儀あり。できるだけ丁寧な文章で送るようにしましょう。
発言内容に気をつける!
これはもちろん口頭の場合も同じですが、文章になると余計に問題になります。周りに見られているということを注意しましょう。グループチャットでなくダイレクトチャットだったとしても、その受けた相手が人に見せる、拡散するなど、リスクは大きいです。
指導はしない!
先に述べた理由と同じですが、文章で指導するのはやめましょう。文章だけでは感情は伝わりません。こちらの感情が伝わらないだけでなく、相手がそれに対してどういう感情を持ったのか、読み取ることもできません。また、上司が部下に対してチャットだけで指導を行うようになれば、おそらく謝罪もチャットでいい・・・という社風になるでしょう。指導や謝罪は基本的に対面で行う!というルールにしたほうがよさそうです。
長文は避ける!
これは使い方にもよりますが、長文の文章が届くと正直、読むのが嫌になります。それがいくつも届くと相手はうんざりな気持ちになるでしょう。できるだけわかりやすくまとめて、細かいことは資料にまとめて添付する、口頭で説明するなど、工夫しましょう。

他にもたくさんあると思いますが、まずは一般的な事例を挙げさせていただきました。

イベント自粛モード、リモートワークが推進される今、社内コミュニケーションを活性化させるためにどのようなツールを活用すべきか、是非考えてみてください

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