新しい働き方、新しいコミュニケーション

・テレワークで社内コミュニケーションが低下している!?その対策をご紹介!!
・コロナ禍で大きく変化した「働き方」
・テレワークとはどんなものなのか?
・テレワークの導入することで良いポイントとは?
・テレワークにも良くない面が存在する!?それは…
・普段通りに行っていた社内コミュニケーションに問題がみられる理由とは?
・サンクスカードを使って社内コミュニケーションを活性化させよう
・サンクスカードには他にも良い効果が期待できる!
・サンクスカードアプリで社内コミュニケーションがはかどる!
・「離れていても繋がっている」そのことを大切に

〇テレワークで社内コミュニケーションが低下している!?その対策をご紹介!!

新型コロナウイルスが広がって2年が経過しました。その影響ははかり知れず、私たちの周りの環境はガラリと変化しました。普段気にもしていなかった外出する際のマスク着用、手の消毒、検温など念入りに行うようになってかなりの年月が経ちますね。

コロナ禍でテレワークを経験した方も多くいらっしゃると思います。私たちの生活のなかでテレワークもかなりの影響があったとおもいます。テレワークを導入することで良い面、悪い面があり、改善する事項も見つかったのではないでしょうか。

その中でも社内コミュニケーションという点で、かなり変わってきたのではないでしょうか?テレワークで変わる社内コミュニケーションについて解説していきます。

〇コロナ禍で大きく変化した「働き方」

飲食店や人と接する仕事がメインの人が新型コロナウイルスによる自粛を理由に仕事を失い、再就職するということが多くありました。

一方で事務作業がメインの人は社内で仕事をせず、家で仕事をする「テレワーク」がメインになりました。

「お家時間」と称して仕事が休みになる人もいれば再就職、テレワークと2020年の初めごろは普段の生活が急に大きく変化したと感じられたのではないでしょうか。

その中でも新しい働き方として大きく注目を集めたのがこの「テレワーク」です。

改めてテレワークがどんなものか再確認しましょう。

〇テレワークとはどんなものなのか?

テレワークは簡単に説明すると家など会社以外で仕事をすることです。

普段社内でしていた仕事をノートパソコンなどで家に持ち込んで仕事をすることになります。新型コロナウイルス感染拡大防止のため、人と人が寄り付かないようにする必要がありました。社内で仕事をするこれまでとは違い、一カ所にたくさんの人が集まらないようにする対策として導入する会社が増えてきました。

実際にテレワークを行ってみた人によると「やってみてよかった」という人が7割、「悪かった」という人が3割と多くの人がテレワークに賛成意見であることが分かります。

〇テレワークの導入することで良いポイントとは?

テレワークを行ってみてメリットが多くあることが分かりました。

  • 社員の交通費、出張費用、機械類の設備使用料、光熱費などの社内コストが抑えられた。
  • 企業によっては、これまでよりも省スペースなオフィスに引越ししたために毎月の賃料が大幅に削減できた。
  • パートタイムなどの少しの時間で働きたいという人向けのために、テレワークを導入することで人材を増やすことが可能に。
  • 移動時間を必要としないため、営業の効率が上がる。
  • 個人の集中力が上がるため、生産性が向上する。
  • データ上の情報共有がしやすくなる。
  • 育児や介護など忙しい場合でも、仕事との両立が可能になる。

といったメリットがあります。

更には現在の情勢からテレワークを導入していることがアピールになり、企業に良いイメージを持ってもらえることが可能です。

〇テレワークにも良くない面が存在する!?それは…

テレワークには主にコストと時間の削減ができるといったメリットがあることが分かりました。ですが会社に出勤して仕事をするという「いつもの行動」とはかなり違ってくることになります。そのため、初めは「どうしたらいいのかわからない…」と戸惑ってしまうことがあるそうです。

テレワークを通じてのデメリットとして、

  • 社内と違って社員の勤怠管理が難しい。(出勤しているのか)
  • 社員に確認することが難しくなるため、タスクの管理が難しい。
  • 中には「家」という理由で緊張感が失われ、集中力の低下に繋がり作業の効率が落ちる傾向がある。
  • 時間管理が難しく、ルーズになってしまうことも。
  • 「家で1人仕事をする」という事になるため、コミュニケーション不足になる。

というものがあります。

特に問題視されているのが「社内コミュニケーション不足」。普段、社内で仕事をする際に、人とコミュニケーションを取りながら行う人も多くいると思います。

仕事を行う際に社内コミュニケーションは大切な要素であり、社内コミュニケーションなくして仕事はできません。

ではなぜコミュニケーションが必要なのでしょうか?

〇普段通りに行っていた社内コミュニケーションに問題がみられる理由とは?

社内で普段仕事をしている中で、いつも話していることにこれらのやり取りを耳にすることはありませんか。

  • 何の仕事をすれば良いか
  • 仕事の順番(優先順位)はどうしたらいいか
  • 仕事をする中で気を付ける点はあるか
  • 仕事で分からないことを聞く場合
  • 仕事の改善方法を説明する、お聞きする
  • 気が付いたことを上司に報告する

と言ったことなど、つまり報告・連絡・相談です。

これらがすぐに口頭で聞けないことが理由で、社内コミュニケーションの不足に繋がってしまうのです。

テレワークを導入することで主なコミュニケーション方法が会社で使用しているメール、チャット機能、電話などに限られてきます。

社内コミュニケーションが減少してしまうことで発生してしまうデメリットとして、

  • 一つの作業時間の増加、生産性の低下
  • 状況確認の難しさからストレスが増加してしまう
  • 社内コミュニケーション不足により、イノベーション(新しいアイディアが思いつかないこと)が起こらなくなる
  • 仕事に対するモチベーションの低下
  • 迅速な対応ができなくなり、お客様に不信感を抱かせてしまう
  • 居心地の悪さから離職率が上がってしまう

このようなリスクを背負ってしまう前に、テレワークで発生してしまう社内コミュニケーション不足を対策、防止するように心掛けましょう。

テレワークを行うときは社内コミュニケーション不足を防止するために、何かルールを決めておくと良いでしょう。例として、お昼休憩時にオンライン上でお互いの顔を見えるようにしてコミュニケーションを取るというのはいかがでしょうか?

そうした社内コミュニケーションを取ることによって、余計なリスクを回避することが可能になります。その他にも「サンクスカード」です、社内コミュニケーションを活性化させることが可能です。

〇サンクスカードを使って社内コミュニケーションを活性化させよう

サンクスカードというのは名刺サイズの小さなカードに「〇〇してくれてありがとう!」と手書きで書いて感謝の気持ちを相手に伝える制度です。

テレワークで人と会う回数が少なくなったことで、社内コミュニケーションが減少しつつある現在。このサンクスカードで、社内コミュニケーション不足を解消することが可能です。

感謝を伝えるということには大切な意味があります。当たり前に行っていたことでも、改めて感謝を相手に伝えると伝えられた相手のモチベーションを高める効果があります。

これも一つのコミュニケーションであり、今後の仕事にも影響が出てくることに間違いありません。テレワークで相手の顔を見ることが少なくなっている場合でも、サンクスカード一つで社内コミュニケーションは円滑になります。

社内のコミュニケーションが活性化されることも大いに期待できる「サンクスカード」をぜひ導入してみてはいかがでしょうか?

〇サンクスカードには他にも良い効果が期待できる!

サンクスカードの最大の効果として、社内コミュニケーションの活性化になりますが、その他の良い効果としては

 

  • お互いに送り合うことで社内(社員同士)の雰囲気が良くなり、離職率の低下が期待できる
  • 社員のモチベーションに繋がり、仕事に対する姿勢、質が良くなる
  • 褒めてもらえる、感謝してもらえることで一人ひとりが自信を持ち、自分の意見を言えるようになる
  • 別の部署や役職の方とも社内コミュニケーションが取りやすくなる

社内コミュニケーションだけではなく、仕事の質や他部署の方との交流にも繋がることがわかります。

ですがサンクスカードの導入には、

  • カードを揃えるのにコストがかかってしまう。
  • サンクスカードをやり取りする文化を浸透させるのに時間がかかる
  • 無理やりやらせることで本来の意味がなくなってしまう。

といったデメリットがあります。

それらを解決すべくサンクスカードをアプリ化したものがございます。

それがサンクスカードアプリです。

〇サンクスカードアプリで社内コミュニケーションがはかどる!

サンクスカードのデメリット3つを解消できるのがこのサンクスカードアプリ。サンクスカードアプリは名前の通りサンクスカードをスマホなどで使えるアプリにしたものです。

サンクスカードをアプリにすることで、お手持ちのスマートフォンやタブレットでサンクスカードが書けるようになります。

このアプリがあれば、わざわざカードを用意するコストの削減が可能になる他、いちいちペンとカードを用意する必要がありません。

また、テレワークでは、ペンで書いたサンクスカードを相手に送ることは難しいですよね。しかし、サンクスカードアプリがあることでテレワーク中でも気軽に相手に感謝を伝えることができます。

サンクスカードアプリは書いた内容が相手に直接送られるので、「離れている相手にどうやって届けるか」という心配をする必要はありません。更に、誰が何枚提出したかなどの集計業務に時間を使うこともありませんので、始めやすいというメリットがあります。

中には社内コミュニケーションを取るのが苦手という方もいらっしゃると思います。そのような方もまずはサンクスカードアプリを用いて、テレワーク期間中に感謝の気持ちを伝える事から始めて見るのも良いと思います。

〇「離れていても繋がっている」そのことを大切に

コロナ禍によってテレワークがメインになり、密にならないようにという生活環境が長い間続いています。新型コロナウイルスが沈静化するのにもまだまだ時間が掛かりそうな気配もあり、これからもテレワークが推進されていくことでしょう。一度は落ち着いたと思われましたが最近では感染者が急激に増え、またテレワークを必要としている場所も増えていると思います。

今後、テレワークが必要になってくる場合でも、サンクスカードアプリで感謝の気持ちを伝え合う事を忘れないようにしておくことが大切です。

テレワーク中でも社内コミュニケーションを持続していけるようにしていきましょう。
 

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